Zgłoszenie książek do Nagrody powinno mieć charakter pisemny. Do listu przewodniego należy dołączyć 6 egzemplarzy każdego zgłaszanego tytułu. Będą one podstawą do podejmowania decyzji przez Jury.
Zgłoszenia można dostarczyć osobiście lub należy wysłać listem poleconym pod adres Sekretarza Jury: Wojciech Kass, Muzeum K.I. Gałczyńskiego, Pranie, 12-220 Ruciane Nida, z dopiskiem ORFEUSZ lub ORFEUSZ MAZURSKI.
Podmiotami upoważnionymi do zgłaszania książek do konkursu są:
a) wydawnictwa;
b ) osoby reprezentujące instytucje kultury oraz media o literackim charakterze;
c) Członkowie Kapituły;
d) Sekretarz Jury.
Nagroda jest przyznawana za wyróżniającą się książkę poetycką napisaną i wydaną po polsku w roku poprzednim.
Zgłoszenia będą przyjmowane do 15 lutego 2012 r.